يكفل قانون فيرجينيا لحرية المعلومات لمواطني الكومنولث وممثلي وسائل الإعلام الوصول إلى السجلات العامة التي تحتفظ بها الهيئات العامة والمسؤولين العموميين والموظفين العموميين. تحتفظ هيئة المحاسبين القانونيين في فيلادلفيا بسجلات تتعلق بامتحان المحاسب القانوني المعتمد والتراخيص.
السجل العام هو أي كتابة أو تسجيل - بغض النظر عما إذا كان سجلاً ورقيًا أو ملفًا إلكترونيًا أو تسجيلًا صوتيًا أو تسجيل فيديو أو أي شكل آخر - يتم إعداده أو امتلاكه من قبل هيئة عامة أو مسؤوليها أو موظفيها أو وكلائها أو في حوزتها في إطار التعامل مع الأعمال العامة. يُفترض أن تكون جميع السجلات العامة مفتوحة، ولا يجوز حجبها إلا في حالة انطباق إعفاء قانوني محدد. تحتفظ هيئة المحاسبين القانونيين في فيلادلفيا بسجلات عن ترخيص هيئة المحاسبين القانونيين والإجراءات التأديبية، بالإضافة إلى السجلات العامة المتعلقة بعمل الوكالة. يجوز لـ VBOA حجب السجلات بموجب الإعفاءات القانونية للإفصاح، بما في ذلك سجلات التحقيقات الجارية والسجلات التي تنطوي على وثائق مالية خاصة.
تتمثل سياسة وغرض FOIA في تعزيز زيادة وعي جميع الأشخاص بالأنشطة الحكومية. ولتعزيز هذه السياسة، يتطلب موقع FOIA أن يتم تفسير القانون بشكل متحرر، لصالح الوصول، وأن أي إعفاء يسمح بحجب السجلات العامة يجب أن يفسر بشكل ضيق.
FOIA الحقوق
قد يتم طلب السجلات عن طريق البريد الأمريكي أو الفاكس أو البريد الإلكتروني أو شخصيًا أو عبر الهاتف. لا يشترط قانون حرية الوصول إلى المعلومات أن تكون الطلبات مكتوبة، ولا يشترط أن تنص على وجه التحديد على أنها طلب بموجب قانون حرية الوصول إلى المعلومات.
يحق للأفراد طلب تقدير أي رسوم على السجلات المطلوبة مسبقًا.
إذا اعتقد أحد الأفراد أن حقوق FOIA قد انتهكت، يمكن تقديم التماس في محكمة المقاطعة أو محكمة الدائرة لإجباره على الامتثال لـ FOIA. وبدلاً من ذلك، يمكن للفرد الاتصال بالمجلس FOIA للحصول على رأي استشاري غير ملزم. يوفر المجلس FOIA أيضًا نموذج تعليق عام على الإنترنت على موقعه الإلكتروني فيما يتعلق بالمساعدة في السجل المطلوب.
تقديم طلب للحصول على سجلات من VBOA
يحق للفرد طلب فحص السجلات العامة أو الحصول على نسخ منها أو كليهما.
يجب أن يحدد الطلب السجلات المطلوبة «بخصوصية معقولة». هذا هو معيار الفطرة السليمة. لا يشير هذا إلى أو يحد من حجم أو عدد السجلات المطلوبة؛ بدلاً من ذلك، فإنه يتطلب أن يكون الفرد محددًا بدرجة كافية حتى تتمكن VBOA من تحديد السجلات المناسبة وتحديد موقعها.
يجب أن يطلب الطلب السجلات أو المستندات الموجودة. يمنح FOIA الحق في فحص أو نسخ السجلات؛ ولا ينطبق على المواقف التي يتم فيها طرح أسئلة عامة حول عمل VBOA، ولا يتطلب من VBOA إنشاء سجل غير موجود.
يمكن استلام السجلات بأي صيغة تستخدمها VBOA في سياق العمل المعتاد.
إن تقديم طلب FOIA ليس عملية خصومة. قد تحتاج VBOA إلى مناقشة الطلبات أو توضيحها مع الأفراد.
يمكن تقديم طلب الحصول على السجلات إلى مستشار المعلومات والسياسات في VBOA عن طريق البريد العادي على العنوان التالي: 9960 Mayland Drive, Suite 402, Henrico, VA 23233 ، أو عن طريق البريد الإلكتروني على العنوان التالي: alessandra.gabriel@boa.virginia.gov. الهاتف (804) 367-0728 ، أو الفاكس (804) 527-4409.
بالإضافة إلى ذلك، فإن مجلس استشاري حرية المعلومات متاح للإجابة على أي أسئلة حول FOIA. يمكن الاتصال بالمجلس عبر البريد الإلكتروني على العنوان foiacouncil@dls.virginia.gov أو عبر الهاتف على الرقم (804) 698-1810 أو 1-866-448-4100.
مسؤوليات VBOA في الرد على الطلبات
يتعين على VBOA الرد على الطلبات خلال خمسة أيام عمل من تاريخ استلامها. يعتبر اليوم 1 اليوم التالي لاستلام الطلب. لا تشمل فترة الخمسة أيام عطلة نهاية الأسبوع أو العطلات.
لا يلزم إعطاء سبب طلب السجلات. يسمح قانون حرية الوصول للمعلومات لـ VBOA بمطالبة الفرد بتقديم اسم وعنوان قانوني.
FOIA يتطلب من VBOA تقديم أحد الردود التالية في غضون فترة الخمسة أيام:
- توفر VBOA السجلات المطلوبة بالكامل.
- تحجب المنظمة جميع السجلات المطلوبة، لأن جميع السجلات تخضع لإعفاء قانوني محدد. إذا تم حجب جميع السجلات، يجب أن ترسل هيئة الرقابة على السجلات إلى الفرد ردًا كتابيًا. يجب أن تحدد تلك الكتابة حجم وموضوع السجلات التي يتم حجبها وتذكر القسم المحدد من قانون فيرجينيا الذي يسمح بالحجب.
- تقدم VBOA بعض السجلات المطلوبة، ولكنها تحجب البعض الآخر. لا يمكن ل VBOA حجب سجل كامل إذا كان جزء منه فقط يخضع لإعفاء. في هذه الحالة، يجوز ل VBOA تنقيح الجزء الذي يمكن حجبه من السجل الذي يمكن حجبه، ويجب أن تقدم للفرد ما تبقى من السجل. يجب تقديم رد مكتوب يوضح القسم المحدد من قانون فيرجينيا الذي يسمح بحجب أجزاء من السجلات المطلوبة.
- تقوم هيئة الرقابة المهنية في في فيينا بإبلاغ الفرد، كتابيًا، بأنه لا يمكن العثور على السجلات المطلوبة أو أنها غير موجودة. ومع ذلك، إذا كانت منظمة VBOA تعلم أن هيئة عامة أخرى لديها السجلات المطلوبة، فيجب عليها تضمين معلومات الاتصال بالهيئة العامة الأخرى في الرد.
- إذا كان من المستحيل عمليًا أن تستجيب منظمة VBOA للطلب في غضون فترة الخمسة أيام، فيجب أن تذكر خطيًا الظروف التي تجعل الاستجابة مستحيلة. سيسمح ذلك بسبعة أيام عمل إضافية، أي ما مجموعه 12 يوم عمل للرد.
إذا كان الطلب متعلقًا بعدد كبير من السجلات وشعرت المنظمة أنها لا تستطيع تقديم السجلات في غضون 12 يوم عمل دون تعطيل المسؤوليات التنظيمية الأخرى، يجوز للمنظمة تقديم التماس إلى المحكمة للحصول على وقت إضافي للرد على الطلب. ومع ذلك، يتطلب FOIA بذل جهد معقول للتوصل إلى اتفاق بشأن إنتاج السجلات قبل الذهاب إلى المحكمة لطلب المزيد من الوقت.
التكاليف
قد يتعين على الفرد دفع ثمن السجلات المطلوبة من VBOA. FOIA يسمح بفرض رسوم على التكاليف الفعلية للاستجابة لطلبات FOIA. قد يتضمن ذلك بنودًا مثل وقت الموظفين الذي يقضيه الموظفون في البحث عن السجلات المطلوبة أو تكاليف النسخ أو أي تكاليف أخرى تتعلق مباشرةً بتوفير السجلات المطلوبة. لا يمكن أن تشمل التكاليف العامة العامة. يجوز للفرد أن يطلب تقديراً مسبقاً.
إذا قدرت VBOA أن تكلفة الاستجابة لطلب ما ستتجاوز 200 دولارًا، فقد تطلب وديعة لا تتجاوز مبلغ التقدير قبل المتابعة بالطلب. لا تتضمن فترة الخمسة أيام الوقت بين طلب الإيداع والاستجابة.
إذا كان الفرد مدينًا بأموال من طلب FOIA سابق ظل غير مدفوع لأكثر من 30 يوم، فقد تطلب VBOA دفع الفاتورة السابقة المستحقة قبل أن تستجيب لطلب جديد FOIA.
يجوز للهيئة العامة فرض رسوم معقولة لا تتجاوز التكلفة الفعلية التي تتكبدها في الوصول إلى السجلات المطلوبة أو استنساخها أو توفيرها أو البحث عنها، ويجب أن تبذل كل الجهود المعقولة لتوفير السجلات المطلوبة بأقل تكلفة ممكنة. لا يجوز لأي هيئة عامة أن تفرض أي رسوم أو نفقات خارجة أو وسيطة أو زائدة لاسترداد التكاليف العامة المرتبطة بإنشاء السجلات أو الاحتفاظ بها أو القيام بالأعمال العامة للهيئة العامة. يجب ألا تتجاوز رسوم النسخ التي تتقاضاها الهيئة العامة التكلفة الفعلية للنسخ. قبل إجراء البحث عن السجلات، تقوم الهيئة العامة بإخطار مقدم الطلب خطيًا بأنه يجوز للهيئة العامة أن تتقاضى رسومًا معقولة لا تتجاوز تكلفتها الفعلية المتكبدة في الوصول إلى السجلات المطلوبة أو استنساخها أو توفيرها أو البحث عنها والاستفسار من مقدم الطلب عما إذا كان يرغب في طلب تقدير التكلفة قبل توفير السجلات المطلوبة على النحو المنصوص عليه في القسم الفرعي واو من 2 المادة.2-3704 من قانون فرجينيا
